Un competente agente d'approvvigionamento cinese fa più di fornire citazioni o organizzare la spedizione. L'agente deve spiegare come sono stati trovati i fornitori, come sono state confrontate le offerte, come i campioni e la produzione saranno accettati, chi gestisce le eccezioni e chi paga ogni costo.
Inizia con un breve documento sul prodotto che copra il mercato di destinazione, le specifiche, le quantità, il costo obiettivo, l'orario e i criteri di accettazione. Valutare ogni candidato in base allo stesso brief e conservare le prove per ogni decisione.
Sette criteri per la selezione di un agente di approvvigionamento in Cina
- Identificazione giuridica verificabile: corrisponde al nome legale cinese, alla registrazione, all'indirizzo operativo, alla parte contraente, al conto del beneficiario e all'accordo di fatturazione.
- Sviluppo tracciabile dei fornitori: richiedere la fonte di ciascuna fabbrica candidata, i criteri di screening, le ragioni del rifiuto e un confronto di quote simili.
- Comprensione tecnica: l'agente dovrebbe strutturare le specifiche, i disegni, i materiali, le interfacce, le funzioni del software, i test e le registrazioni di modifica piuttosto che semplicemente tradurre i messaggi.
- Controlli di qualità del campione e della produzione: concordare l'approvazione del campione, i controlli del primo articolo, l'ispezione in corso di lavorazione, l'ispezione previa alla spedizione, la gestione della non conformità e la riispezione prima dell'ordine.
- Tasse e incentivi trasparenti: tasse di servizio separate, commissioni, campioni, test, ispezioni, logistica e costi di terzi, nonché divulgazione di eventuali sconti dei fornitori.
- Visibilità della produzione e della consegna: richiedono rapporti di progresso pianificati, prove di pietra miliare, un percorso di escalation e un elenco definito di documenti di spedizione.
- Chiari limiti di conformità: un agente può raccogliere prove, ma non può sostituire l'importatore, il laboratorio, l'organismo di certificazione, l'autorità doganale o il consulente legale responsabile della decisione finale.
Cosa dovrebbero verificare gli acquirenti in Vietnam
Il portale d'informazione sul commercio del Vietnam consente di effettuare controlli basati su prodotti sulle procedure, misure, norme e requisiti speciali di importazione. Prima dell'acquisto, l'agente dovrebbe chiarire i doveri di classificazione, etichettatura, concessione di licenze o ispezione della qualità e coordinare le prove di origine e spedizione del fornitore cinese.
- Conservare descrizioni accurate, dati dell'HS, origine, valutazione e prove della catena di approvvigionamento per il riesame delle importazioni.
- Confirmare in anticipo chi manterrà il registro degli importatori locali, la registrazione della piattaforma, la registrazione del prodotto o il permesso.
- Mantenere versioni bilingue di specifiche critiche, criteri di accettazione, etichette e documenti di spedizione mutuamente approvate.
- Confirma gli Incoterms, il percorso, l'imballaggio, l'assicurazione, i documenti e un piano di emergenza prima di effettuare l'ordine.
Un processo di coinvolgimento in cinque fasi
- Emettere un pacchetto di requisiti che copra l'uso, le specifiche, il volume, il costo obiettivo, l'orario, la destinazione e le norme obbligatorie.
- Confronta gli agenti con le stesse domande sulla capacità della squadra, le prove, i metodi dei fornitori, le tasse e i conflitti di interesse.
- Eseguire una convalida limitata attraverso un campione, un audit di fabbrica o un'attività di approvvigionamento definita prima di assegnare un programma più grande.
- Firmare un accordo esecutivo che copra le consegne, l'accettazione, le tappe di pagamento, la proprietà intellettuale, la riservatezza, i difetti e la risoluzione.
- Tenere le offerte, le approvazioni di campioni, i registri di ispezione, i registri di cambiamento, i documenti di imballaggio e le istruzioni formali di pagamento in ciascuna tappa.
Segnali di avvertimento
- L'agente non identificerà la sua persona giuridica né richiederà il pagamento ad un conto personale non correlato.
- Essa non spiega le fonti dei fornitori e si basa solo sulle promesse del prezzo più basso o sull'accesso garantito alle fabbriche.
- Garantisce la certificazione, l'autorizzazione doganale o la consegna prima della conferma della classificazione del prodotto.
- Le specifiche di campione e di produzione differiscono, mentre le modifiche tecniche non sono registrate.
- Quando si presentano problemi di qualità o di programmazione, l'agente non può fornire prove sul posto o un piano di correzione scritto.
Referenza ufficiale del mercato di destinazione
Utilizzare la seguente fonte ufficiale per verificare il quadro di conformità dei mercati all'importazione o ai prodotti. I requisiti dipendono dalla classificazione dei prodotti, dall'uso e dalle norme vigenti; l'importatore o un consulente locale qualificato dovrebbero confermarli prima dell'importazione.
Come SINOVANTA può sostenere il progetto
SINOVANTA può sostenere lo sviluppo, gli audit delle fabbriche, l'ispezione della qualità, il coordinamento delle spedizioni e l'assistenza al recupero delle violazioni dei fornitori in Cina. L'approvvigionamento con fornitori e il supporto tecnico agli appalti possono essere concordati per il progetto.
L'accordo sottoscritto definisce la portata, i risultati, le tasse e l'accettazione. SINOVANTA non sostituisce il cliente, l'importatore, il laboratorio, l'organismo di certificazione, l'autorità doganale o il consulente giuridico e non garantisce il prezzo più basso, un tempo di rilascio fisso o l'approvazione della certificazione.
Domande frequenti
Gli acquirenti in Vietnam hanno sempre bisogno di un agente cinese?
- No, no, no, no. L'acquisto diretto può funzionare per requisiti semplici e fornitori maturi quando l'acquirente ha una gestione affidabile dalla parte cinese. Un agente è più utile per più fornitori, sviluppo personalizzato, audit di fabbrica, controllo della qualità o il follow-up continuo della produzione.
Come può un acquirente verificare se l'agente è indipendente?
Richiedono la divulgazione delle relazioni con i fornitori, delle commissioni e dei sconti. Chiedete un confronto coerente delle fabbriche, le prove di citazione sottostanti e le ragioni scritte per ogni raccomandazione.
Un agente di approvvigionamento può garantire l'approvazione per il Vietnam?
- No, no, no, no. Un agente può coordinare file tecnici, campioni e prove di prova, ma le norme applicabili, il piano di prova e l'approvazione devono essere confermati dalla parte responsabile del mercato di destinazione e dagli organismi riconosciuti.